TeamForce Verwerkersovereenkomst

Versie: juni 2026
Van toepassing op: TeamForce, teamforce.com, my.teamforce.com en aan TeamForce verbonden diensten, modules, tools, assessments, rapportages, AI-functionaliteiten en begeleiding.

1. Inleiding

TeamForce helpt organisaties bij leiderschap, samenwerking, teamontwikkeling en blijvende gedragsverandering. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van gebruikers, deelnemers, teams, begeleiders en contactpersonen binnen klantorganisaties.

Wanneer TeamForce persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klantorganisatie, kunnen aanvullende afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Op deze pagina leggen wij uit wanneer een verwerkersovereenkomst relevant is, welke onderwerpen daarin worden geregeld en hoe klanten de TeamForce-verwerkersovereenkomst kunnen opvragen.

2. Wanneer is een verwerkersovereenkomst nodig?

Een verwerkersovereenkomst is nodig wanneer een organisatie persoonsgegevens laat verwerken door een andere partij die deze gegevens namens haar verwerkt.

Bij TeamForce kan dat bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een klantorganisatie TeamForce inzet voor:

• gebruikersaccounts;
• deelname aan modules;
• assessments;
• vragenlijsten;
• rapportages;
• teamanalyses;
• ontwikkeladvies;
• AI-ondersteuning;
• coaching- of begeleidingsprogramma’s;
• dashboards;
• platformbeheer en support.

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat organisaties schriftelijke afspraken moeten maken wanneer zij samenwerken met een verwerker die persoonsgegevens namens hen verwerkt.

3. Rolverdeling tussen klantorganisatie en TeamForce

Bij zakelijk gebruik van TeamForce is de klantorganisatie in veel gevallen de verwerkingsverantwoordelijke. De klantorganisatie bepaalt dan onder meer:

• waarom TeamForce wordt ingezet;
• welke deelnemers worden uitgenodigd;
• welke gegevens worden verwerkt;
• wie toegang krijgt tot resultaten;
• hoe rapportages worden gebruikt;
• hoe lang gegevens nodig zijn;
• welke interne doelen en grondslagen gelden.

TeamForce treedt in deze situatie meestal op als verwerker. Dat betekent dat TeamForce persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klantorganisatie en volgens de gemaakte afspraken.

De Autoriteit Persoonsgegevens maakt onderscheid tussen de verwerkingsverantwoordelijke, die doel en middelen van de verwerking bepaalt, en de verwerker, die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

4. Wat regelt de TeamForce-verwerkersovereenkomst?

In de verwerkersovereenkomst worden onder meer afspraken gemaakt over:

• het onderwerp en de duur van de verwerking;
• het doel van de verwerking;
• de aard van de verwerking;
• de soorten persoonsgegevens;
• de categorieën betrokkenen;
• de instructies van de klantorganisatie;
• beveiligingsmaatregelen;
• vertrouwelijkheid;
• subverwerkers en leveranciers;
• ondersteuning bij privacyverzoeken;
• datalekken en beveiligingsincidenten;
• bewaartermijnen;
• teruglevering of verwijdering van gegevens;
• audit- en informatieverzoeken;
• doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte, indien van toepassing;
• gebruik van AI-functionaliteiten, indien van toepassing.

Artikel 28 AVG bepaalt onder meer dat de verwerking door een verwerker moet worden geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling, en dat daarin verplichtingen rond instructies, vertrouwelijkheid, beveiliging, subverwerkers en verwijdering of teruglevering van gegevens moeten worden opgenomen.

5. Gegevens binnen TeamForce

Afhankelijk van de gekozen diensten kan TeamForce onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam en zakelijk e-mailadres van gebruikers;
• organisatie- en teamkoppeling;
• gebruikersrollen;
• voortgang binnen modules;
• antwoorden op vragenlijsten;
• assessmentresultaten;
• scores;
• reflecties;
• rapportages;
• teamanalyses;
• ontwikkeladviezen;
• technische loggegevens;
• supportinformatie;
• AI-gerelateerde invoer en output, indien AI-functionaliteiten worden gebruikt.

Welke gegevens precies worden verwerkt, hangt af van de gekozen modules, tools, inrichting en afspraken met de klantorganisatie.

6. Beveiliging

TeamForce neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens, assessmentdata, rapportages en platformgegevens te beschermen.

Denk daarbij aan maatregelen zoals:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeheer;
• rollen en rechten;
• beperking van beheertoegang;
• back-ups;
• beveiligingsupdates;
• monitoring;
• logging;
• incidentprocedures;
• afspraken met leveranciers.

Meer informatie staat op onze pagina Security.

7. Subverwerkers

TeamForce kan gebruikmaken van leveranciers en subverwerkers voor bijvoorbeeld:

• hosting;
• e-mail;
• beveiliging;
• analytics;
• support;
• AI-functionaliteit;
• softwarefunctionaliteit;
• technische infrastructuur.

In de verwerkersovereenkomst wordt geregeld onder welke voorwaarden TeamForce subverwerkers mag inschakelen.

Volgens artikel 28 AVG mag een verwerker geen andere verwerker inschakelen zonder voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.

8. Datalekken en incidenten

Wanneer TeamForce een mogelijk beveiligingsincident ontdekt waarbij persoonsgegevens betrokken kunnen zijn, beoordelen wij de situatie zorgvuldig.

In de verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over:

• het melden van mogelijke datalekken aan de klantorganisatie;
• de informatie die TeamForce verstrekt;
• ondersteuning bij beoordeling van het incident;
• maatregelen om gevolgen te beperken;
• documentatie van het incident;
• opvolging en verbetering.

De klantorganisatie blijft als verwerkingsverantwoordelijke in beginsel verantwoordelijk voor de beoordeling of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen nodig is.

9. Privacyverzoeken van betrokkenen

Betrokkenen hebben onder de AVG rechten, zoals inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid.

Wanneer TeamForce gegevens verwerkt namens een klantorganisatie, loopt een verzoek van een deelnemer of gebruiker meestal via de klantorganisatie als verwerkingsverantwoordelijke.

TeamForce ondersteunt de klantorganisatie bij het afhandelen van zulke verzoeken voor zover dat redelijkerwijs mogelijk en noodzakelijk is binnen de gemaakte afspraken.

10. AI-functionaliteiten

Wanneer TeamForce AI-functionaliteiten inzet binnen een klantomgeving, kunnen daar aanvullende afspraken over worden gemaakt.

Daarbij kan worden vastgelegd:

• voor welk doel AI wordt gebruikt;
• welke gegevens aan AI-functionaliteiten worden aangeboden;
• welke leveranciers of subverwerkers betrokken zijn;
• hoe AI-output mag worden gebruikt;
• welke beperkingen gelden;
• hoe menselijke beoordeling wordt geborgd.

AI-output binnen TeamForce is ondersteunend en mag niet worden gebruikt als zelfstandig besluitvormingsinstrument voor formele HR-besluiten, selectie, beoordeling, ontslag of disciplinaire maatregelen.

11. Verwerkersovereenkomst opvragen

De TeamForce-verwerkersovereenkomst is beschikbaar voor klantorganisaties die TeamForce inzetten of willen inzetten voor medewerkers, teams, deelnemers of andere gebruikers.

U kunt de verwerkersovereenkomst opvragen via:

info@teamforce.com

Vermeld daarbij bij voorkeur:

• naam van uw organisatie;
• contactpersoon;
• beoogde inzet van TeamForce;
• aantal gebruikers of deelnemers, indien bekend;
• gewenste startdatum;
• eventuele specifieke privacy- of securityvragen.

12. Aanvullende afspraken

Afhankelijk van de klantorganisatie, sector of toepassing kunnen aanvullende afspraken nodig zijn.

Dat kan bijvoorbeeld gelden voor:

• zorg;
• onderwijs;
• overheid;
• grotere organisaties;
• internationale organisaties;
• bijzondere beveiligingseisen;
• aanvullende bewaartermijnen;
• specifieke AI-afspraken;
• koppelingen met bestaande systemen;
• interne compliance-eisen.

Aanvullende afspraken worden schriftelijk vastgelegd in de overeenkomst, offerte, verwerkersovereenkomst of bijlage.

13. Samenhang met andere documenten

Deze pagina moet worden gelezen in samenhang met:

• Privacy Policy;
• Algemene Voorwaarden;
• Cookieverklaring;
• Security;
• Data & AVG bij TeamForce;
• Disclaimer assessments, rapportages en AI;
• Intellectueel Eigendom & Derdenrechten;
• Subverwerkers & leveranciers;
• eventuele aanvullende afspraken met klantorganisaties.

14. Contact

Heeft u vragen over de verwerkersovereenkomst of over de verwerking van persoonsgegevens door TeamForce? Neem dan contact met ons op:

Teamforce Systems B.V.
Handelsnaam: TeamForce
Mathildastraat 7R
4901 HC Oosterhout
Nederland

Bezoekadres:
Heuvel 13
4901 KB Oosterhout
Nederland

E-mail: info@teamforce.com
Telefoon: +31(0)6 49290894
KvK: 18114940
BTW: NL070497710B01