Security bij TeamForce

Versie: juni 2026
Van toepassing op: teamforce.com, my.teamforce.com en aan TeamForce verbonden diensten, modules, tools, assessments, rapportages en communicatie.

1. Inleiding

TeamForce hecht veel waarde aan de veiligheid van haar platform, gebruikersaccounts, persoonsgegevens, assessmentgegevens, rapportages en klantinformatie.

TeamForce wordt gebruikt voor ontwikkeling, reflectie, leren, teamontwikkeling, leiderschap en samenwerking. Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt van organisaties, gebruikers, deelnemers en teams. Wij vinden het daarom belangrijk dat onze systemen zorgvuldig worden beheerd en dat toegang tot gegevens goed wordt beschermd.

Op deze pagina leggen wij uit welke uitgangspunten en maatregelen TeamForce hanteert op het gebied van beveiliging.

2. Onze beveiligingsuitgangspunten

TeamForce hanteert de volgende uitgangspunten:

• gegevens worden alleen verwerkt voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen;
• toegang tot systemen en gegevens wordt beperkt tot personen die deze toegang nodig hebben;
• gebruikersaccounts worden beschermd met passende technische en organisatorische maatregelen;
• systemen worden actief onderhouden en bijgewerkt;
• gegevens worden beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, wijziging en misbruik;
• beveiligingsincidenten worden zorgvuldig beoordeeld en opgevolgd;
• leveranciers worden zorgvuldig geselecteerd;
• beveiliging wordt gezien als een doorlopend proces.

3. Platformbeveiliging

TeamForce neemt passende maatregelen om haar websites en platformomgeving te beveiligen.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• beveiligde verbindingen via HTTPS;
• bescherming tegen ongeautoriseerde toegang;
• technische beveiliging van het platform;
• beperking van toegang tot beheeromgevingen;
• regelmatige updates van software en componenten;
• controle op kwetsbaarheden;
• beveiligingsmonitoring;
• bescherming tegen misbruik van formulieren en loginfuncties;
• logging van relevante technische gebeurtenissen;
• back-ups en herstelmogelijkheden.

TeamForce streeft ernaar het platform veilig, stabiel en betrouwbaar beschikbaar te houden.

4. Toegangsbeheer

Toegang tot TeamForce-systemen en gegevens wordt beperkt tot bevoegde personen.

Daarbij hanteren wij onder meer de volgende principes:

• gebruikers krijgen alleen toegang tot onderdelen die nodig zijn voor hun rol;
• beheerdersrechten worden beperkt tot personen die deze rechten nodig hebben;
• inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld;
• toegang kan worden aangepast of ingetrokken wanneer rollen wijzigen;
• bij beëindiging van een overeenkomst of gebruikersrelatie kan toegang worden geblokkeerd of verwijderd.

Voor klantorganisaties geldt dat zij mede verantwoordelijk zijn voor het correct beheren van gebruikers, rollen en toegangsrechten binnen hun eigen organisatie.

5. Wachtwoorden en accountbeveiliging

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van hun account.

Wij adviseren gebruikers om:

• een sterk en uniek wachtwoord te gebruiken;
• wachtwoorden niet te delen;
• geen zakelijke accounts te laten gebruiken door onbevoegde personen;
• verdachte activiteiten direct te melden;
• uit te loggen op gedeelde apparaten;
• zorgvuldig om te gaan met downloads, rapportages en gedeelde links.

TeamForce kan aanvullende beveiligingsmaatregelen toepassen, zoals extra verificatie, beperking van loginpogingen of tijdelijke blokkering bij verdacht gebruik.

6. Tweefactorauthenticatie

Voor beheeraccounts en gevoelige rollen kan TeamForce tweefactorauthenticatie toepassen of verplicht stellen.

Tweefactorauthenticatie kan helpen om accounts beter te beschermen, ook wanneer een wachtwoord onbedoeld bekend raakt.

TeamForce kan tweefactorauthenticatie gefaseerd invoeren voor beheerders, begeleiders, coaches, klantbeheerders of andere gebruikersgroepen wanneer dit passend of noodzakelijk is.

7. Beveiliging van persoonsgegevens en assessmentdata

TeamForce kan persoonsgegevens, assessmentantwoorden, scores, rapportages, reflecties en ontwikkelgegevens verwerken.

Deze gegevens worden zorgvuldig behandeld. Wij nemen maatregelen om te voorkomen dat gegevens onbevoegd worden ingezien, gewijzigd, verwijderd of gedeeld.

De toegang tot assessment- en rapportagegegevens is afhankelijk van de inrichting van de klantomgeving, de rol van de gebruiker en de afspraken met de klantorganisatie.

TeamForce adviseert klantorganisaties om vooraf duidelijk vast te leggen:

• welke personen toegang krijgen tot resultaten;
• hoe rapportages worden besproken;
• hoe lang gegevens worden bewaard;
• waarvoor resultaten wel en niet mogen worden gebruikt;
• hoe deelnemers worden geïnformeerd.

Meer informatie over persoonsgegevens staat in onze Privacy Policy en, waar van toepassing, in de Verwerkersovereenkomst.

8. AI-functionaliteiten en gegevensbeveiliging

TeamForce kan AI-functionaliteiten inzetten voor ondersteuning bij reflectie, analyse, samenvatting, coaching of ontwikkeladvies.

Bij het gebruik van AI-functionaliteiten besteden wij aandacht aan:

• doelbinding;
• beperking van gegevensgebruik;
• passende beveiliging;
• zorgvuldige omgang met ingevoerde teksten;
• transparantie richting klantorganisaties;
• afspraken over verwerking en subverwerkers waar nodig.

Gebruikers mogen geen onnodige vertrouwelijke, gevoelige of bijzondere persoonsgegevens invoeren in AI-functionaliteiten, tenzij dit binnen de gemaakte afspraken past en noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

AI-output is ondersteunend en mag niet worden gebruikt als zelfstandig besluitvormingsinstrument.

9. Hosting en infrastructuur

TeamForce maakt gebruik van professionele hosting- en infrastructuurdiensten.

Daarbij letten wij onder meer op:

• beveiliging van servers en systemen;
• beschikbaarheid;
• back-upmogelijkheden;
• toegangsbeheer;
• monitoring;
• updates en onderhoud;
• ondersteuning bij incidenten;
• passende afspraken met leveranciers.

Waar leveranciers persoonsgegevens verwerken namens TeamForce, maken wij passende afspraken over gegevensverwerking, vertrouwelijkheid en beveiliging.

10. Back-ups en herstel

TeamForce gebruikt back-up- en herstelmaatregelen om gegevens en systemen te kunnen herstellen bij technische problemen, fouten of incidenten.

Back-ups zijn bedoeld voor continuïteit en herstel. Zij zijn niet bedoeld als permanente archiefvoorziening voor klantgegevens of rapportages.

De bewaartermijn en beschikbaarheid van gegevens kunnen afhankelijk zijn van de gemaakte afspraken, technische inrichting en wettelijke verplichtingen.

11. Updates en onderhoud

TeamForce voert onderhoud uit aan haar systemen, software en platformomgeving.

Onderhoud kan nodig zijn voor:

• beveiligingsupdates;
• technische verbeteringen;
• foutoplossingen;
• prestatieverbeteringen;
• uitbreiding van functionaliteiten;
• aanpassing aan wetgeving of beveiligingseisen.

Tijdens onderhoud kan het platform tijdelijk verminderd beschikbaar zijn. TeamForce probeert verstoringen zoveel mogelijk te beperken.

12. Monitoring en logging

TeamForce kan technische logging en monitoring gebruiken om:

• beveiligingsincidenten te herkennen;
• misbruik te voorkomen;
• storingen op te lossen;
• prestaties te verbeteren;
• foutmeldingen te analyseren;
• ongeautoriseerde toegang te detecteren.

Logs worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor beveiliging, beheer, foutanalyse of wettelijke verplichtingen.

13. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer TeamForce een mogelijk beveiligingsincident ontdekt, beoordelen wij de aard, omvang en mogelijke gevolgen daarvan.

Als sprake is van een datalek waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, volgen wij de wettelijke verplichtingen en de afspraken met klantorganisaties.

Afhankelijk van de situatie kunnen maatregelen worden genomen zoals:

• beperken van verdere toegang;
• herstellen van kwetsbaarheden;
• informeren van betrokken klantorganisaties;
• ondersteunen bij melding aan toezichthouders of betrokkenen, voor zover van toepassing;
• documenteren van het incident;
• verbeteren van procedures of beveiligingsmaatregelen.

14. Verantwoordelijkheden van klantorganisaties

Beveiliging is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Klantorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor:

• correcte inrichting van gebruikers en rollen;
• het tijdig verwijderen of aanpassen van accounts;
• het informeren van deelnemers;
• veilig intern gebruik van rapportages;
• zorgvuldig delen van resultaten;
• beveiliging van eigen apparaten en netwerken;
• naleving van interne privacy- en securityregels;
• het melden van verdachte situaties aan TeamForce.

TeamForce adviseert klantorganisaties om rapportages en assessmentgegevens alleen te delen met personen die deze gegevens nodig hebben voor het afgesproken doel.

15. Verantwoordelijkheden van gebruikers

Gebruikers dragen bij aan de veiligheid van TeamForce door zorgvuldig om te gaan met hun account en gegevens.

Gebruikers mogen:

• geen accounts delen;
• geen ongeautoriseerde toegang proberen te krijgen;
• geen technische beveiliging omzeilen;
• geen gegevens downloaden of delen buiten het afgesproken doel;
• geen misbruik maken van het platform;
• geen schadelijke code, scripts of bestanden uploaden;
• geen vertrouwelijke informatie onnodig invoeren of verspreiden.

Bij twijfel of een mogelijk incident kunnen gebruikers contact opnemen met TeamForce.

16. Leveranciers en subverwerkers

TeamForce kan gebruikmaken van leveranciers voor bijvoorbeeld hosting, e-mail, beveiliging, analytics, support, AI-functionaliteit en andere technische diensten.

Wanneer leveranciers persoonsgegevens verwerken namens TeamForce, worden passende afspraken gemaakt over:

• vertrouwelijkheid;
• beveiliging;
• doel van verwerking;
• toegang tot gegevens;
• ondersteuning bij incidenten;
• verwijdering of teruglevering van gegevens;
• eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

Een actueel overzicht van relevante subverwerkers kan op verzoek beschikbaar worden gesteld of worden opgenomen in de verwerkersovereenkomst.

17. Kwetsbaarheden melden

Wanneer u vermoedt dat er sprake is van een beveiligingsprobleem, kwetsbaarheid of ongeautoriseerde toegang, vragen wij u dit zorgvuldig en vertrouwelijk aan ons te melden.

U kunt contact opnemen via:

info@teamforce.com

Vermeld bij voorkeur:

• een duidelijke omschrijving van het probleem;
• de URL of omgeving waarop het betrekking heeft;
• de stappen waarmee het probleem kan worden gereproduceerd;
• eventuele screenshots of technische details;
• uw contactgegevens voor opvolging.

Wij vragen u geen gegevens van anderen in te zien, te wijzigen, te downloaden, te verwijderen of openbaar te maken. Wij beoordelen meldingen zorgvuldig en nemen passende maatregelen wanneer dat nodig is.

18. Geen absolute garantie

Hoewel TeamForce passende technische en organisatorische maatregelen neemt, kan geen enkel digitaal systeem volledige veiligheid garanderen.

TeamForce werkt continu aan verbetering van beveiliging en verwacht ook van klantorganisaties, gebruikers en leveranciers dat zij zorgvuldig omgaan met systemen, accounts en gegevens.

19. Samenhang met andere documenten

Deze Security-pagina moet worden gelezen in samenhang met:

• Privacy Policy;
• Algemene Voorwaarden;
• Cookieverklaring;
• Verwerkersovereenkomst, indien van toepassing;
• Data & AVG bij TeamForce;
• eventuele aanvullende afspraken met klantorganisaties.

20. Contact

Heeft u vragen over security, gegevensbeveiliging of een mogelijk incident? Neem dan contact met ons op:

Teamforce Systems B.V.
Handelsnaam: TeamForce
Mathildastraat 7R
4901 HC Oosterhout
Nederland

Bezoekadres:
Heuvel 13
4901 KB Oosterhout
Nederland

E-mail: info@teamforce.com
Telefoon: +31(0)6 49290894
KvK: 18114940
BTW: NL070497710B01