​Privacyverklaring

Versie: juni 2026
Van toepassing op: teamforce.com, my.teamforce.com en aan TeamForce verbonden diensten, modules, tools, assessments en communicatie.

1. Inleiding

TeamForce hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy Policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beveiligen en welke rechten betrokkenen hebben.

TeamForce biedt een online ontwikkelplatform met modules, tools, assessments, rapportages en begeleiding gericht op leiderschap, samenwerking, teamontwikkeling en persoonlijke effectiviteit. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van websitebezoekers, contactpersonen bij organisaties, gebruikers van het platform en deelnemers aan assessments of programma’s.

Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wie zijn wij?

Statutaire naam: Teamforce Systems B.V.
Handelsnaam: TeamForce
KvK-nummer: 18114940
Vestigingsnummer: 000012088188
BTW-nummer: NL070497710B01

Postadres / hoofdvestiging:
Mathildastraat 7R
4901 HC Oosterhout
Nederland

Bezoekadres:
Heuvel 13
4901 KB Oosterhout
Nederland

E-mail: info@teamforce.com
Telefoon: +31(0)6 49290894

Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
info@teamforce.com

3. Op wie is deze Privacy Policy van toepassing?

Deze Privacy Policy is van toepassing op persoonsgegevens van onder meer:

• bezoekers van onze website;
• personen die contact opnemen met TeamForce;
• contactpersonen bij klanten, prospects, partners en leveranciers;
• gebruikers van het TeamForce-platform;
• deelnemers aan assessments, modules, programma’s of begeleidingsactiviteiten;
• personen die rapportages, feedback, reflecties of ontwikkelgegevens invoeren of ontvangen;
• personen die gebruikmaken van AI-functionaliteiten binnen TeamForce, zoals Lizzy of andere AI-ondersteuning.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact- en bedrijfsgegevens

• naam;
• functie;
• organisatie;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres- en factuurgegevens;
• communicatie met TeamForce.

Account- en platformgegevens

• gebruikersnaam;
• e-mailadres;
• rol of gebruikersniveau;
• organisatie- of teamkoppeling;
• inlogmomenten;
• voortgang binnen modules;
• gebruik van tools, assessments en functies;
• technische loggegevens.

Assessment- en ontwikkelgegevens

• antwoorden op vragenlijsten;
• scores en resultaten;
• reflecties;
• ontwikkelpunten;
• team- of organisatieresultaten;
• rapportages;
• feedback en notities;
• gegevens die nodig zijn voor begeleiding, coaching of opvolging.

Technische gegevens

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaattype;
• bezochte pagina’s;
• cookie- en analyticsgegevens;
• foutmeldingen en beveiligingslogs.

AI-gerelateerde gegevens

Wanneer AI-functionaliteit wordt gebruikt, kunnen ingevoerde teksten, vragen, antwoorden, contextinformatie en gegenereerde reacties worden verwerkt om de betreffende AI-functionaliteit te leveren. TeamForce gebruikt AI als ondersteunend hulpmiddel voor reflectie, analyse, samenvatting, coaching en ontwikkeladvies.

TeamForce gebruikt AI-uitkomsten niet als zelfstandig besluitvormingsinstrument voor formele personeelsbesluiten, selectie, beoordeling, ontslag of disciplinaire maatregelen.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het leveren van het TeamForce-platform;
• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
• het beschikbaar stellen van modules, tools, assessments en rapportages;
• het begeleiden van gebruikers, teams en organisaties;
• het tonen van voortgang en resultaten;
• het genereren van rapportages en ontwikkeladviezen;
• het ondersteunen van communicatie, service en support;
• het afhandelen van aanvragen, offertes, bestellingen en overeenkomsten;
• het verbeteren van onze website, diensten en gebruikerservaring;
• het beveiligen van onze systemen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het uitvoeren van administratie, facturatie en klantbeheer;
• het versturen van relevante serviceberichten;
• marketingcommunicatie, voor zover toegestaan of na toestemming.

6. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst;
• toestemming;
• wettelijke verplichting;
• gerechtvaardigd belang;
• het treffen van precontractuele maatregelen op verzoek van betrokkene.

Voorbeelden van gerechtvaardigde belangen zijn het beveiligen van onze diensten, het verbeteren van het platform, klantbeheer, servicecommunicatie en het voorkomen van misbruik.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden vóór de intrekking.

7. Verwerking namens klantorganisaties

Wanneer TeamForce persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klantorganisatie, bijvoorbeeld bij het gebruik van het platform, assessments, rapportages of teamprogramma’s, treedt de klantorganisatie in veel gevallen op als verwerkingsverantwoordelijke en TeamForce als verwerker.

In dat geval verwerken wij persoonsgegevens volgens de instructies van de klantorganisatie en worden nadere afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

De klantorganisatie blijft dan verantwoordelijk voor onder meer:

• het informeren van deelnemers;
• het bepalen van het doel van de verwerking;
• het vaststellen wie toegang krijgt tot resultaten;
• de rechtmatige inzet van assessments en rapportages binnen de organisatie;
• het zorgvuldig gebruiken van uitkomsten.

8. Assessments, rapportages en ontwikkeladvies

TeamForce-assessments, rapportages en adviezen zijn bedoeld als hulpmiddel voor ontwikkeling, reflectie, gesprek en verbetering. Ze zijn niet bedoeld als medisch, psychologisch, juridisch of diagnostisch instrument.

Resultaten zijn mede afhankelijk van de context, de gekozen vragenlijst, de gegeven antwoorden en de wijze waarop deelnemers de vragen invullen. TeamForce adviseert om uitkomsten altijd zorgvuldig te interpreteren en te bespreken in de juiste organisatorische context.

Assessmentresultaten mogen niet zonder zorgvuldige menselijke beoordeling worden gebruikt als enige basis voor formele HR-besluiten, selectie, beoordeling, ontslag, disciplinaire maatregelen of vergelijkbare besluiten.

9. AI-functionaliteiten binnen TeamForce

TeamForce kan AI-functionaliteiten aanbieden, bijvoorbeeld voor:

• reflectievragen;
• samenvattingen;
• ontwikkeladvies;
• ondersteuning bij leeractiviteiten;
• analyse van antwoorden;
• persoonlijke of teamgerichte aanbevelingen.

AI-output is ondersteunend en richtinggevend. AI vervangt geen menselijke professional, leidinggevende, HR-adviseur, coach, arts, psycholoog of juridisch adviseur.

TeamForce streeft ernaar AI zorgvuldig en verantwoord in te zetten. Waar nodig worden afspraken over AI-verwerking, gegevensgebruik en beveiliging aanvullend vastgelegd in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst met de klantorganisatie.

10. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wettelijke verplichtingen of bedrijfsvoering. Denk aan leveranciers voor:

• hosting;
• e-mail;
• betalingsverwerking;
• analytics;
• beveiliging;
• support;
• softwarefunctionaliteit;
• AI- of automatiseringsdiensten, indien van toepassing.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken namens TeamForce, maken wij passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensverwerking.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

TeamForce streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Wanneer persoonsgegevens toch worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, bijvoorbeeld door gebruik van erkende contractuele afspraken of andere passende maatregelen volgens de AVG.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

In algemene zin hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• contact- en klantgegevens worden bewaard zolang er een klantrelatie bestaat of zolang dit nodig is voor administratie, opvolging of wettelijke verplichtingen;
• accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is of zolang dit nodig is voor de dienstverlening;
• assessmentresultaten, rapportages en ontwikkelgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor het programma, de overeenkomst of de afspraken met de klantorganisatie;
• factuur- en administratiegegevens worden bewaard volgens wettelijke fiscale bewaartermijnen;
• technische logs worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beveiliging, foutanalyse en beheer;
• marketinggegevens worden bewaard totdat toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt.

Specifieke bewaartermijnen kunnen in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst met de klantorganisatie nader worden vastgelegd.

13. Beveiliging

TeamForce neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeheer;
• gebruikersrollen en autorisaties;
• tweefactorauthenticatie waar passend;
• beveiligingsupdates;
• monitoring;
• back-ups;
• logging;
• beperking van toegang tot persoonsgegevens;
• afspraken met leveranciers;
• interne procedures voor incidenten en datalekken.

Meer informatie staat op onze pagina Security.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

TeamForce gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor het goed laten functioneren van de website, het verbeteren van de gebruikerservaring, het analyseren van websitegebruik en, indien van toepassing, marketingdoeleinden.

Meer informatie staat in onze Cookieverklaring.

15. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunt u ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking;
• intrekking van toestemming;
• informatie over de verwerking van uw gegevens.

U kunt een verzoek indienen via info@teamforce.com.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Bij complexe verzoeken kan deze termijn worden verlengd volgens de AVG.

Wanneer uw gegevens worden verwerkt namens een klantorganisatie, kan het zijn dat wij uw verzoek doorverwijzen naar of afstemmen met de betreffende klantorganisatie.

16. Datalekken

Als er sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij of sprake is van een datalek. Indien nodig nemen wij passende maatregelen en informeren wij de relevante partijen volgens de wettelijke verplichtingen en eventuele afspraken met klantorganisaties.

17. Minderjarigen

TeamForce richt zich primair op professioneel gebruik door organisaties en volwassen gebruikers. Wanneer TeamForce wordt ingezet in een context waarbij minderjarigen betrokken kunnen zijn, moeten hierover vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt met de klantorganisatie, inclusief afspraken over grondslag, toestemming, informatievoorziening en toegang tot gegevens.

18. Links naar externe websites

Onze website kan links bevatten naar externe websites of diensten van derden. TeamForce is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of privacypraktijken van deze externe partijen. Wij adviseren om de privacyverklaringen van deze partijen te raadplegen.

19. Wijzigingen in deze Privacy Policy

TeamForce kan deze Privacy Policy wijzigen wanneer onze dienstverlening, wetgeving of interne processen veranderen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij gebruikers of klantorganisaties actief informeren.

20. Contact

Heeft u vragen over deze Privacy Policy of over de verwerking van persoonsgegevens door TeamForce? Neem dan contact met ons op:

Teamforce Systems B.V.
Handelsnaam: TeamForce
Mathildastraat 7R
4901 HC Oosterhout
Nederland

Bezoekadres:
Heuvel 13
4901 KB Oosterhout
Nederland

E-mail: info@teamforce.com
Telefoon: +31(0)6 49290894
KvK: 18114940
BTW: NL070497710B01