TeamForce Data & AVG

 

Versie: juni 2026
Van toepassing op: teamforce.com, my.teamforce.com en aan TeamForce verbonden diensten, modules, tools, assessments, rapportages, AI-functionaliteiten en begeleiding.

1. Zorgvuldig omgaan met data

TeamForce helpt organisaties bij leiderschap, samenwerking, teamontwikkeling en blijvende gedragsverandering. Dat doen wij met een online platform, modules, tools, assessments, rapportages, AI-ondersteuning en begeleiding.

Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt van organisaties, contactpersonen, gebruikers, deelnemers, teams en begeleiders. TeamForce vindt het belangrijk dat deze gegevens zorgvuldig, veilig en transparant worden gebruikt.

Op deze pagina leggen wij in begrijpelijke taal uit hoe TeamForce omgaat met data en AVG-verantwoordelijkheden.

Deze pagina vormt een aanvulling op onze Privacy Policy, Algemene Voorwaarden, Security-pagina en, waar van toepassing, de Verwerkersovereenkomst.

2. Welke soorten gegevens kan TeamForce verwerken?

Afhankelijk van de gekozen dienst of inrichting kan TeamForce onder meer de volgende gegevens verwerken:

Contact- en organisatiegegevens

• naam van de organisatie;
• naam en functie van contactpersonen;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuur- en contractgegevens;
• communicatie over offertes, programma’s, support of samenwerking.

Gebruikers- en accountgegevens

• naam van de gebruiker;
• zakelijk e-mailadres;
• gebruikersrol;
• organisatie- of teamkoppeling;
• accountstatus;
• login- en gebruiksinformatie;
• voortgang binnen modules of programma’s.

Assessment- en ontwikkelgegevens

• antwoorden op vragenlijsten;
• scores;
• reflecties;
• leer- en ontwikkelvoortgang;
• rapportages;
• teamanalyses;
• feedback;
• gekozen ontwikkelthema’s;
• adviezen en aanbevelingen.

Technische en beveiligingsgegevens

• IP-adres;
• browser- en apparaatgegevens;
• loggegevens;
• foutmeldingen;
• beveiligingsmeldingen;
• sessiegegevens;
• cookie- en analyticsgegevens.

AI-gerelateerde gegevens

Wanneer AI-functionaliteiten worden gebruikt, kunnen ingevoerde teksten, vragen, antwoorden, contextinformatie en gegenereerde reacties worden verwerkt om de betreffende functionaliteit te leveren.

AI wordt binnen TeamForce gebruikt als ondersteuning voor reflectie, samenvatting, analyse, coaching en ontwikkeladvies. AI-output is ondersteunend en niet bedoeld als zelfstandig besluitvormingsinstrument.

3. Waarvoor gebruikt TeamForce gegevens?

TeamForce gebruikt gegevens onder meer voor:

• het leveren van het platform;
• het beheren van gebruikersaccounts;
• het beschikbaar stellen van modules, tools en assessments;
• het tonen van voortgang;
• het genereren van rapportages;
• het ondersteunen van teamontwikkeling;
• het geven van ontwikkeladvies;
• het bieden van begeleiding, support en implementatie;
• het verbeteren van functionaliteit en gebruikerservaring;
• het beveiligen van systemen;
• administratie, facturatie en klantbeheer;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het voorkomen van misbruik.

TeamForce verwerkt gegevens niet voor willekeurige of verborgen doeleinden.

4. Rolverdeling: klantorganisatie en TeamForce

Bij gebruik van TeamForce door een organisatie is de klantorganisatie in veel gevallen de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat de klantorganisatie bepaalt voor welk doel TeamForce wordt ingezet, welke deelnemers meedoen en hoe resultaten binnen de organisatie worden gebruikt.

TeamForce treedt in die situatie meestal op als verwerker. Dat betekent dat TeamForce persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klantorganisatie en volgens de gemaakte afspraken.

Volgens de AVG moeten de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker hun afspraken schriftelijk vastleggen in een verwerkersovereenkomst wanneer persoonsgegevens in opdracht worden verwerkt.

5. Wat betekent dit voor klantorganisaties?

Wanneer een organisatie TeamForce inzet, is het belangrijk dat de organisatie vooraf duidelijk bepaalt:

• waarom TeamForce wordt ingezet;
• welke deelnemers worden uitgenodigd;
• welke gegevens worden verzameld;
• wie toegang krijgt tot resultaten;
• hoe rapportages worden besproken;
• hoe lang gegevens worden bewaard;
• waarvoor resultaten wel en niet worden gebruikt;
• hoe deelnemers worden geïnformeerd.

TeamForce ondersteunt klantorganisaties hierbij met duidelijke documentatie, privacyinformatie, beveiligingsinformatie en waar nodig een verwerkersovereenkomst.

6. Deelnemers informeren

TeamForce adviseert klantorganisaties om deelnemers vooraf helder te informeren over:

• het doel van het assessment of programma;
• welke gegevens worden verwerkt;
• wie toegang krijgt tot individuele of teamresultaten;
• hoe rapportages worden gebruikt;
• of deelname verplicht of vrijwillig is;
• hoe lang gegevens worden bewaard;
• bij wie deelnemers terechtkunnen met vragen;
• welke rechten deelnemers hebben onder de AVG.

Transparantie is belangrijk voor vertrouwen en voor zorgvuldig gebruik van assessments en ontwikkeldata.

7. Toegang tot resultaten

Toegang tot gegevens en rapportages wordt ingericht op basis van de afspraken met de klantorganisatie en de rollen binnen het platform.

Mogelijke gebruikersrollen zijn bijvoorbeeld:

• deelnemer;
• teamlid;
• teamleider;
• manager;
• HR-contactpersoon;
• begeleider;
• coach;
• platformbeheerder;
• TeamForce-support of beheer.

TeamForce adviseert om toegang tot individuele resultaten alleen te geven aan personen die deze gegevens nodig hebben voor het afgesproken doel.

Teamresultaten en organisatierapportages moeten zorgvuldig worden geïnterpreteerd, zeker wanneer uitkomsten herleidbaar kunnen zijn tot individuele deelnemers.

8. Assessments en rapportages

TeamForce-assessments en rapportages zijn bedoeld voor ontwikkeling, reflectie, gesprek en verbetering.

Zij zijn niet bedoeld als:

• medische diagnose;
• psychologische diagnose;
• juridisch advies;
• formele beoordeling van personen;
• wetenschappelijk gevalideerde selectieprocedure;
• zelfstandig HR-besluitvormingsinstrument.

Assessmentresultaten mogen niet zonder zorgvuldige menselijke beoordeling worden gebruikt als enige basis voor selectie, beoordeling, ontslag, disciplinaire maatregelen of vergelijkbare besluiten.

De waarde van resultaten hangt mede af van de context, de gekozen vragenlijst en de zorgvuldigheid waarmee deelnemers antwoorden.

9. AI en AVG

TeamForce kan AI-functionaliteiten inzetten voor bijvoorbeeld:

• reflectievragen;
• samenvattingen;
• analyse van antwoorden;
• ondersteuning bij leeractiviteiten;
• ontwikkeladvies;
• coachingondersteuning;
• rapportageonderdelen.

AI-output is ondersteunend. TeamForce gebruikt AI niet als zelfstandig besluitvormingsinstrument voor formele personeelsbesluiten.

Bij AI-gebruik letten wij op:

• doelbinding;
• dataminimalisatie;
• beveiliging;
• transparantie;
• menselijke beoordeling;
• beperking van toegang;
• afspraken met leveranciers waar nodig.

Gebruikers wordt gevraagd geen onnodige gevoelige of vertrouwelijke informatie in AI-functionaliteiten in te voeren, tenzij dit noodzakelijk is en past binnen de afspraken met de klantorganisatie.

10. Beveiliging van gegevens

TeamForce neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens, assessmentdata en rapportages te beschermen.

Voorbeelden zijn:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeheer;
• rollen en rechten;
• beperking van beheertoegang;
• monitoring;
• back-ups;
• beveiligingsupdates;
• logging;
• afspraken met leveranciers;
• procedures voor incidenten en datalekken.

De AVG verlangt dat het beveiligingsniveau wordt afgestemd op de risico’s van de verwerking.

Meer informatie staat op onze pagina Security.

11. Bewaartermijnen

TeamForce bewaart gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

In de praktijk kunnen bewaartermijnen afhangen van:

• de looptijd van de klantovereenkomst;
• het soort programma;
• de afspraken met de klantorganisatie;
• wettelijke administratieplichten;
• support- of beveiligingsdoeleinden;
• het verzoek van de klant tot export of verwijdering.

TeamForce adviseert om bewaartermijnen voor assessmentresultaten en rapportages vooraf vast te leggen in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst.

12. Verwerkersovereenkomst

Wanneer TeamForce persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klantorganisatie, kunnen partijen een verwerkersovereenkomst sluiten.

Daarin staan afspraken over onder meer:

• onderwerp en duur van de verwerking;
• aard en doel van de verwerking;
• soorten persoonsgegevens;
• categorieën betrokkenen;
• beveiligingsmaatregelen;
• vertrouwelijkheid;
• subverwerkers;
• datalekken;
• ondersteuning bij privacyverzoeken;
• teruglevering of verwijdering van gegevens;
• audit- en informatieverzoeken.

De AVG schrijft voor dat een verwerker persoonsgegevens alleen verwerkt volgens de afspraken en instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

13. Subverwerkers en leveranciers

TeamForce kan leveranciers inschakelen voor bijvoorbeeld:

• hosting;
• e-mail;
• beveiliging;
• analytics;
• support;
• AI-functionaliteit;
• softwarefunctionaliteit;
• technische infrastructuur.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken namens TeamForce, maken wij passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensverwerking.

Een actueel overzicht van relevante subverwerkers kan op verzoek beschikbaar worden gesteld of worden opgenomen in de verwerkersovereenkomst.

14. Datalekken en incidenten

Wanneer TeamForce een mogelijk beveiligingsincident ontdekt, beoordelen wij of sprake is van een datalek en welke maatregelen nodig zijn.

Afhankelijk van de situatie kan TeamForce:

• het incident onderzoeken;
• verdere toegang beperken;
• kwetsbaarheden herstellen;
• de klantorganisatie informeren;
• ondersteuning bieden bij beoordeling of melding nodig is;
• het incident documenteren;
• maatregelen nemen om herhaling te voorkomen.

Een datalek moet onder omstandigheden binnen 72 uur worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Of melding nodig is, hangt af van de mogelijke impact op betrokkenen.

15. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten, waaronder het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens.

Wanneer TeamForce gegevens verwerkt in opdracht van een klantorganisatie, loopt een verzoek van een deelnemer vaak via de klantorganisatie als verwerkingsverantwoordelijke. TeamForce ondersteunt de klantorganisatie waar nodig bij de afhandeling van zulke verzoeken.

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft informatie over privacyrechten onder de AVG, waaronder het recht op inzage en verwijdering.

16. Geen verkoop van persoonsgegevens

TeamForce verkoopt geen persoonsgegevens van gebruikers, deelnemers of klantorganisaties aan derden.

Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, wettelijke verplichtingen, beveiliging, support of wanneer daar duidelijke afspraken over zijn gemaakt.

17. Gebruik van gegevens voor verbetering

TeamForce kan gegevens gebruiken om haar diensten te verbeteren, bijvoorbeeld door technische foutmeldingen te analyseren, platformgebruik te evalueren of functionaliteiten te verbeteren.

Waar mogelijk gebeurt dit geaggregeerd of geanonimiseerd. TeamForce gebruikt klant- of deelnemersgegevens niet voor openbare casussen, marketing of referenties zonder toestemming of volledige anonimisering.

18. Praktische uitgangspunten voor verantwoord gebruik

TeamForce adviseert klantorganisaties om de volgende uitgangspunten te hanteren:

• gebruik assessments voor ontwikkeling, niet als controle-instrument;
• informeer deelnemers vooraf duidelijk;
• beperk toegang tot resultaten;
• bespreek uitkomsten zorgvuldig;
• combineer rapportages met menselijke duiding;
• leg bewaartermijnen vast;
• maak duidelijke afspraken over AI-gebruik;
• gebruik individuele resultaten niet als enige basis voor formele HR-besluiten;
• zorg voor een veilige interne omgang met rapportages.

19. Samenhang met andere TeamForce-documenten

Deze pagina moet worden gelezen in samenhang met:

• Privacy Policy;
• Algemene Voorwaarden;
• Cookieverklaring;
• Security;
• Verwerkersovereenkomst;
• Intellectueel Eigendom & Derdenrechten;
• Disclaimer assessments, rapportages en AI;
• Subverwerkers & leveranciers.

20. Contact

Heeft u vragen over Data & AVG bij TeamForce? Neem dan contact met ons op:

Teamforce Systems B.V.
Handelsnaam: TeamForce
Mathildastraat 7R
4901 HC Oosterhout
Nederland

Bezoekadres:
Heuvel 13
4901 KB Oosterhout
Nederland

E-mail: info@teamforce.com
Telefoon: +31(0)6 49290894
KvK: 18114940
BTW: NL070497710B01